Breaking

14.9.19

18:25

Hồ sơ thủ tục hủy hóa đơn do tổ chức phát hành


a. Hồ sơ hủy hóa đơn do tổ chức (công ty, doanh nghiệp) phát hành gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

b. Mẫu biểu tham khảo:
  • Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn
  • Bảng kê hóa đơn cần hủy
  • Biên bản hủy hóa đơn
  • Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu 3.11 - trong phần mềm HTKK có mẫu sẵn)
c. Hình thức nộp:
  • Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế
  • Nộp qua mạng
17:52

Các nội dung cần lưu ý khi sử dụng Hóa đơn điện tử

Các nội dung cần lưu ý khi sử dụng Hóa đơn điện tử
I. Khởi tạo hóa đơn điện tử:
Câu hỏi 1:  Doanh nghiệp có nên dùng hóa đơn điện tử?
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn..)
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.
Câu hỏi 2: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (HDDT)?
Trả lời:
1.      Doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng một trong hai hình thức: Tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
2.      Phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo, phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử.
Câu hỏi 3: Để sử dụng HDDT, doanh nghiệp phải làm các thủ tục gì với cơ quan thuế?
Trả lời:
Để thực hiện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện:
1.      Quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) và gửi cơ quan thuế quản lý và được cơ quan thuế tiếp nhận.
2.      Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.
Câu hỏi 4: Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Trả lời:
Nghị quyết 01/NQ-CP của Chính phủ ngày 01/01/2019 về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2019 trong đó “…Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn.”
Khoản 4, Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP Quy định “4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”
Do đặc thù của việc kết nối dữ liệu, quy trình sử dụng hóa đơn điện tử khác phương thức giấy, doanh nghiệp nên thực hiện hóa đơn điện tử trước thời hạn nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực để đảm bảo việc kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
II. Sử dụng Hóa đơn điện tử:
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau được không?
Trả lời:
Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử nhưng phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định và mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn. Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Trường hợp doanh nghiệp  mới thành lập và chưa nhận được thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 119/NĐ-CP thì tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 Điều 36.
 Câu hỏi 2: Hoá đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế?
Trả lời:
HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, HĐĐT không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số HĐ sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên HĐ. (CV 1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014).
Để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế, Doanh nghiệp vào Website tracuuhoadon.gdt.gov.vn của ngành thuế.
Câu hỏi 3: Doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn dưới dạng bản giấy được không?
Đối với hóa đơn điện tử đã lập và có sai sót Công ty thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, biên bản giữa hai bên có thể lập và ký trực tiếp (có dấu nếu là tổ chức) hoặc ký điện tử.
Câu hỏi 4: Hóa đơn đã lập và ký số có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?
+ Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST.
Theo thông tư 26/2015/TT-BTC  “  …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”
+ Trường hợp 2: Sai sót khác (điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC)
“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Câu hỏi 5: Hoá đơn điện tử có được lập kèm bảng kê hay không?
Trả lời:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng trên hóa đơn do đó không lập kèm bảng kê.
Câu hỏi 6:Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không ký số hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên hoá đơn điện tử phải có Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính: Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.  Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến CQT quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.
III. Lưu trữ
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Trả lời:
Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Nguồn: Cục thuế Tp. HCM

2.9.19

16:05

Hệ thống cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điện tử của UBND Quận 1

Các tổ chức, cá nhân đang hoạt động trên địa bàn Quận 1 có thể truy cập hệ thống đăng ký cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh điện tử tại địa chỉ:



với các nghiệp vụ được hỗ trợ bao gồm:
  1. Cấp mới Giấy chứng nhận ĐKKD
  2. Cấp thay đổi nội dung kinh doanh
  3. Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
  4. Tạm ngừng kinh doanh
  5. Chấm dứt hoạt động kinh doanh
  6. Cấp phép bán lẻ sản phẩm rượu
  7. Cấp phép bán rượu tiêu dùng tại chỗ
  8. Cấp giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá

Trong quá trình sử dụng cổng thông tin trực tuyến, mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ (028)3823.4223 hoặc Phòng kinh tế (028)3829.8670.



15:51

Làm thế nào để mỗi tuần đều đọc – hiểu được một cuốn sách?

Về tác giả: Peter Bregman là CEO của Bregman Partners – một công ty cung cấp dịch vụ nâng cao khả năng lãnh đạo cho mọi người và các tổ chức thông qua nhiều chương trình đào tạo uy tín, các khóa huấn luyện, đồng thời tư vấn trực tiếp cho các CEO và các thành viên nằm trong ban lãnh đạo. Peter Bregman cũng đồng thời là tác giả của nhiều đầu sách bán chạy, bao gồm 18 Minutes, Four Seconds (xuất bản tháng 2 năm 2015) cùng một số cuốn sách khác.
Đó là vào cuối những năm 1980, tôi đang ngồi trong giảng đường trường đại học nghe Abbie Hoffman - một nhà viết sách và hoạt động xã hội - phê phán và lên án sự thờ ơ của thế hệ chúng tôi. Cạnh tôi là Gloria Emerson - một nhà báo tài năng và cá tính. Chúng tôi đang bàn luận về bài nói chuyện của Hoffman khi tôi nói với cô tôi yêu thích cảm giác được chìm đắm giữa vô vàn những ý tưởng này như thế nào.
"Quả là một cơ hội hiếm có để được ngồi ở đây", tôi nói, "khi được lắng nghe chia sẻ từ những con người thông minh và sâu sắc như thế này."
"Ôi, làm gì đến nỗi", cô đáp, "Bất cứ ai cũng đều có thể tham dự những cuộc nói chuyện kiểu này. Chỉ cần đọc vài quyển sách thôi!"
Là một sinh viên chuyên ngành lịch sử, tôi thường phải đọc ba đến bốn cuốn sách mỗi tuần. Và Gloria nói đúng: nhờ có những cuốn sách đó mà tôi đã có một chỗ ngồi ở đây và được tham gia vào cuộc nói chuyện lý thú giữa những bộ óc vĩ đại.
Từ khi bắt đầu làm một kênh podcast, tôi luôn cố đọc sách hư cấu (non-fiction) nhiều nhất có thể - ít nhất một cuốn mỗi tuần. Đó là yêu cầu tối thiểu, thứ nhất, để quyết định xem tôi có muốn trò chuyện với tác giả cuốn sách và chia sẻ ý tưởng của họ không; thứ hai, là để làm cuộc nói chuyện trở nên ý nghĩa nếu tôi quyết định sẽ mời họ làm khách mời cho chương trình podcast số tiếp theo (Nghe thì có vẻ hiển nhiên, nhưng bạn sẽ bất ngờ vô cùng khi biết bao nhiêu lần tôi được mời phỏng vấn bởi những người chưa hề đọc sách của mình.)
Tôi làm giàu cho mình nhờ việc đọc. Tôi biết nhiều hơn và bản lĩnh hơn, dũng cảm sẵn sàng áp dụng những gì tôi đã học vào đời sống. Tôi cũng tự tin hơn cả trong quan điểm và hành động, đồng thời trở nên thấu hiểu và đồng cảm hơn với người khác. Tất cả những điều này có được đều do việc tôi đã trải nghiệm nhiều tình huống một cách gián tiếp qua các cuốn sách.
Tuy nhiên, việc đọc quả tốn thời gian. Thường trước khi bắt đầu đọc vài cuốn sách là tôi lại thấy quá bận rộn. Không những vậy, tôi còn là một người đọc chậm nữa.
Tôi đã thử nhiều "con đường tắt" mà mọi người vẫn thường làm để rút ngắn thời gian đọc sách nhưng chẳng cái nào có ích cả. Đọc mỗi đoạn giới thiệu cuốn sách không thể đủ để hiểu được nó muốn nói gì và các bài tóm tắt của chúng thì thật tệ hại. Tôi chưa từng đọc một bài tóm tắt nào mà có thể thực sự truyền tải sự hấp dẫn thú vị và ý nghĩa của tác phẩm.
Vậy làm sao mà tôi có thể đọc một hay vài cuốn sách mỗi tuần? Cuối cùng, thứ giải quyết được vấn đề của tôi là những lời khuyên tôi có khi vẫn còn ngồi trên giảng đường đại học. Michael Jimenez - giáo sư lịch sử người Mỹ Latin - là một trong những giáo sư tuyệt vời nhất tôi từng được học. Một ngày tôi tâm sự với ông về vấn đề tôi đang gặp phải do khối lượng sách cần đọc quá nhiều.
"Tôi hy vọng cậu không đọc từng từ như đọc tiểu thuyết", ông nói.
Tôi thú nhận với giáo sư đúng là tôi đọc sách như thế thật.
Ông nhìn một vòng quanh phòng, một vài người khác ngượng ngùng gật đầu đồng ý với những gì tôi nói. Vậy là ông gọi bọn tôi lại một chỗ và dạy cho chúng tôi cách đọc sách phi hư cấu ra sao.
"Nghe này", ông nói, "các bạn không cần phải đọc những quyển sách này. Các bạn cần hiểu chúng."
Ông giải thích thêm: Sách viễn tưởng yêu cầu chúng ta phải nhập tâm vào thế giới mà tác giả tạo ra – đó chính là một trải nghiệm hết sức sống động. Tuy nhiên, sách phi hư cấu - ít nhất là những gì chúng ta đọc để phục vụ cho công việc - đề cập đến quan điểm về một vấn đề và yêu cầu chúng ta phải hiểu nó.
Ở vị trí độc giả, chúng ta có thêm động lực sau mỗi cuốn sách đọc xong. Càng đọc nhiều, ta càng nhanh chóng nắm bắt được góc nhìn và ý tưởng của cuốn sách, đồng thời là sự liên hệ của chúng với các tác phẩm khác. Ngoài ra, chúng ta sẽ càng hiểu cuốn sách rõ hơn khi biết áp dụng lời khuyên và góc nhìn của nó cả trong công việc lẫn cuộc sống.
Nói cách khác, đọc càng nhiều, chúng ta đọc càng nhanh.
Dưới đây là tổng hợp lời khuyên của giáo sư Jimenez về cách đọc sách phi hưu cấu có đi kèm một vài bổ sung của riêng tôi.
1. Hãy bắt đầu với tác giả. Ai đã viết quyển sách? Hãy đọc qua tiểu sử của họ. Nếu không tìm được trên mạng một bài phỏng vấn hay bài viết ngắn về tác giả, hãy đọc nó thật nhanh. Điều này sẽ giúp ta có được một cảm nhận và bước đầu mường tượng về quan điểm và khuynh hướng của người viết.
2. Đọc tên sách, tiêu đề, bìa và mục lục quyển sách. Cố gắng nắm bắt xem tổng quan lập luận của cuốn sách là gì và đi theo hướng nào? Chỉ với việc này, bạn đã có thể miêu tả ý tưởng và chủ đề chính của quyển sách cho những người chưa từng đọc nó.
3. Đọc giới thiệu và kết luận. Tác giả dẫn dắt vấn đề ở đầu cuốn sách và chốt quan điểm của họ ở cuối cuốn sách. Hãy đọc kỹ (nhưng nhanh) 2 phần này. Bởi vì bạn đã hình dung được quan điểm của tác giả trước đó nên 2 phần này sẽ cho bạn biết họ sẽ đi đến luận điểm đó như thế nào (giới thiệu) và họ hy vọng bạn nhận ra được gì từ đó (kết luận).
4. Đọc/lướt qua các chương. Đọc đầu đề của chương, sau đó là vài đoạn hoặc vài trang của mỗi chương để biết được tác giả viết chương này với mục đích gì và nó có vai trò gì trong luận điểm chính của quyển sách. Sau đó đọc lướt qua các phần in đậm, các mục nhỏ hơn trong chương (nếu có) để nắm bắt được dòng chảy của chương sách. Bạn có thể đọc câu đầu của mỗi đoạn và đọc câu cuối. Nếu như đã hiểu được thông điệp, hãy tiếp tục làm như vậy cho các đoạn tiếp theo. Một khi đã nắm bắt được những gì tác giả muốn truyền tải qua từng chương thì lúc này, hãy lướt qua toàn bộ cuốn sách. Bạn sẽ hiểu rõ hơn về các tranh luận và dễ dàng đưa ra được quan điểm riêng của mình.
5. Kết thúc bằng đọc lại mục lục một lần nữa. Khi đã hoàn thành cuốn sách, quay trở lại đọc mục lục và tóm tắt lại nó trong đầu. Dành một khoảng thời gian để ngẫm lại dòng chảy của cuốn sách, những lý lẽ luận điểm làm bạn quan tâm, những câu chuyện bạn ấn tượng và cuộc hành trình bạn vừa trải qua với tác giả.
Trong suốt quá trình đọc, tôi không quên ghi chép để chuẩn bị cho cuộc trò chuyện với tác giả. Tôi đồng ý ở điểm nào? Không đồng ý ở điểm nào? Có những điều gì vẫn làm tôi băn khoăn thắc mắc? Có những điều thú vị gì tôi muốn tranh luận thêm với nhiều người khác để hiểu hơn cuốn sách trong những ngày sắp tới? Tất cả những ghi chép đó đều giúp ích rất nhiều cho tôi.
Điều thú vị khi đọc sách theo cách này là: không những bạn đọc nó nhanh hơn cách đọc thông thường (mất của tôi khoảng 1 - 2 tiếng để đọc một quyển sách, trong khi bình thường phải là 6 - 8 tiếng) mà bạn còn nhớ nó lâu hơn nữa.
Đó là vì bạn không chỉ đang đọc cuốn sách; bạn đang chủ động giao tiếp với nó, thâm nhập vào nó. Đầu óc bạn lúc nào cũng phải trong trạng thái tỉnh táo và bạn có thể hiểu quyển sách một cách toàn cảnh hơn. Bạn không chỉ tiếp thu nó mà còn chủ động tìm hiểu nó.
Khi bắt đầu sản xuất chương trình podcast, tôi mong muốn có thể dành cho mỗi người nghe một "vị trí" trong cuộc đàm đạo với những con người thông minh và sâu sắc về đam mê nhiệt huyết của họ, quá trình học và góc nhìn của họ. Điều làm tôi ngạc nhiên đó là bằng cách nào đó chúng ta đã có thể hiểu và tiếp cận được với những con người này chỉ đơn giản bằng việc đọc sách của họ. Đúng là trải nghiệm của tôi trở nên phong phú hơn khi trò chuyện với tác giả, nhưng 90% những gì tôi có đến từ việc đọc những gì họ viết.
Tất cả chúng ta đều có thể đọc và nghe podcast về các cuộc trò chuyện của những con người thông minh sâu sắc này. Chúng ta đều có thể khám phá những ý tưởng tuyệt vời và ứng dụng chúng để thay đổi cuộc sống của chúng ta.
Nói cách khác, với một chút nỗ lực thôi, chúng ta đều có thể đọc sách một cách thoải mái và hiệu quả như lúc còn ngồi trên giảng đường đại học.
Trích: Quantrimang

31.8.19

21:50

29 cách kết thúc email tiếng Anh phổ biến và ý nghĩa của chúng


Viết email không khó nhưng phần cuối thư đôi khi có thể làm bạn cảm thấy đau đầu.
Dùng "cheers" có bình thường quá không? Có "chảnh" quá không? Có thể hiện thân thiết quá mức không? Dùng "Sincerely" có lạc hậu, tẻ nhạt hay trang trọng quá không? Dùng "Best" dường như không ổn - trừ khi quá an toàn?
Những ai từng cân đo việc sử dụng giữa "best", "all best" với "all the best" đều biết rằng không kết thư chẳng hay ho gì, đặc biệt trong trường hợp viết những bức thư quan trọng. Nếu đã có lời chào mở đầu thư, thì đương nhiên phải có kết thư, tránh tình trạng kết thúc quá đột ngột, cụt ngủn.
Chưa nói đến phong thái, kết thư còn mang chức năng thực tế. Nó giúp "xác định tính chân thành trong nội dung email". Nó cũng là cơ hội để xác định hoặc tái xác định quan hệ của người nhận thư với người viết thư. Thường ngày bạn vẫn thấy kết thư người ta viết "Love" mà giờ dùng "best" thì chắc hẳn mối quan hệ giữa hai người có trục trặc.
Dưới đây là 29 cách kết thúc email phổ biến và ý nghĩa của từng cách để bạn có thể biết được khi nào cần dùng, khi nào cần tránh và dùng cách nào khi không chắc chắn nhé. Mời các bạn tham khảo!
1. Thanks (Cám ơn)
Từ "Thanks" có thể gây khó chịu nếu đứng cuối bức thư giao việc, bởi nó thể hiện lòng biết ơn giả tạo. Đổi lại, bạn có thể thêm dấu chấm than sau từ này để sự bày tỏ chân thật.
2. Thanks again (Cám ơn lần nữa)
Cách kết bằng từ "Thanks again" còn tỏ ra đáng ghét hơn cả "Thanks" trong thư của sếp cho nhân viên.
3. Thanks! (Cảm ơn!)
Dùng "Thanks" thể hiện sự cám ơn, nó thực sự có ý nghĩa khi bạn thực sự muốn cảm ơn ai đó về một điều thực tế mà họ đã làm cho bạn. Khi dùng "Thanks!" bày bỏ sự biết ơn sâu sắc, hạnh phúc và chân thành.
4. Thanks so much (Cảm ơn rất nhiều)
Nếu muốn thể hiện lòng biết ơn thực sự, thì dùng cụm từ "Thanks so much" là không sai. Tuy nhiên, bạn có thể dùng nguyên từ "Thanks" cũng thể hiện được ý nghĩa đó.
5. Best (Mọi điều tốt đẹp)
"Best" là cách kết thư an toàn nhất, vô hại và có thể dùng được vào mọi lúc. Vì vậy, khi nào bạn băn khoăn không biết dùng từ nào cho phải, hãy dùng "Best".
6. All best (Mọi điều tốt nhất)
Nhìn chung, kết thúc thư dài được cho là lịch sự hơn. Vì vậy, khi dùng "All best" được xem là có đôi chút trang trọng hơn "Best". Tuy nhiên, cũng có người cho rằng "All best" hơi sến sẩm: liệu bạn có thực sự dâng tất cả những gì tốt đẹp nhất hay không (All best), hay chỉ một số mà thôi? Nhưng đây vẫn là sự lựa chọn tương đối an toàn.
7. Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)
Đây là cách kết thúc thư trang trọng hơn "best" và "all best", thích hợp dùng cho lần giao dịch đầu tiên. Mặc dù có người thấy "khó thở" khi nhìn thấy hai từ này nhưng đây là lựa chọn khá ít rủi ro.
8. Sincerely (Chân thành)
Bạn chỉ nên dùng từ "Sincerely" trong thư xin việc mà thôi vì nó rất trang trọng. Ngoài ra, nên dùng kèm với phần mở đầu là "Dear" thì vô cùng thích hợp.
9. Looking forward (Mong gặp)
"Looking forward" dùng trong trường hợp bạn sẽ gặp lại người đó trong tương lai gần.
10. Speak with you soon (Sẽ nói chuyện với bạn sớm)
Chỉ khi nào bạn thực sự muốn như vậy thì hãy dùng "Speak with you soon", còn nếu không thì đừng dùng câu này. Bởi đây không phải là một lựa chọn hay.
11. Talk soon (Nói chuyện sớm nhé)
"Talk soon" suồng sã và thân mật hơn "Speak with you soon". Nếu bạn thực sự muốn nói chuyện thì ổn, còn không thực sự có ý định đấy thì sẽ thể hiện bạn là người không thành thật.
12. More soon (sẽ sớm có thêm thông tin)
"More soon" thể hiện sự cam kết, một lời hứa thực sự. Hãy dùng cẩn thận cụm từ này!
13. xx
Nếu là email thương mại thì việc sử dụng "xx" hoàn toàn không chuyên nghiệp, nhưng nếu là đối tác đã cộng tác lâu năm rồi thì có thể chấp nhận được nếu hai bên hiểu nhau và dùng để hồi đáp nếu đối phương dùng trước. Chẳng hạn, có trường hợp người viết sử dụng "Tên và x" (Aliza x) trong những bức thư thân mật nhưng tất nhiên đôi bên phải biết nhau trước.
14. xoxo
Kí hiệu "xoxo" là những cái ôm, không phải những nụ hôn và chỉ dùng trong thư từ của bạn bè gửi cho nhau. "Xx" có thể dùng tại nơi làm việc, nhưng "xoxo" chỉ nên dùng cho những người bạn thân thiết và thực sự thân thiết mà thôi.
15. Warmly
"Warmly" bớt trang trọng hơn so với "Sincerely" nhưng lại trang trọng hơn "Best". Tuy nhiên, phụ nữ thường không dùng thích từ "warmly".
16. Warmest
Từ "Warmest" có vẻ dành cho tuổi thiếu niên thì hợp hơn. Hãy thận trọng khi dùng nhé!
17. Cheers
Nếu bạn thực sự là người Anh thì việc dùng từ này cũng ổn, nếu không thì đừng nên dùng.
18. [tên bạn]
Cách viết tên của mình để kết thúc email được đa số người cho rằng khá "lạnh lùng" và "đột ngột".
19. [Chỉ viết chữ cái đầu của tên] ("W")
Chỉ dùng cách viết chữ cái đầu của tên khi người nhận thư biết rõ bạn, nếu không thì đừng để họ phải đoán xem "W" là "Will" hay "William"
20. [không viết gì cả]
Nếu là loạt email qua lại trong thời gian ngắn để trao đổi thông tin liên tục thì không cần câu mở đầu lẫn kết thư. Trên thực tế, hai bên gửi-nhận tự động loại bỏ điều này vì vấn đề thời gian, cần tập trung vào nội dung trao đổi chính, trừ email đầu tiên nhé.
21. Yours
"Yours" không trang trọng bằng "Sincerely" nhưng cũng có người cho rằng đây là cách trang trọng dù có người thực sự ghét sử dụng từ này. Họ cho rằng nó mập mờ về ý nghĩa (cái gì của bạn?) và dễ gây hiểu lầm giữa hai người khác giới mới quen.
22. Yours truly
Có người cho rằng đây là phiên bản nâng cấp của "Yours" nhưng cũng có người thấy cách kết thúc thư bằng 2 từ "Yours truly" này thật "giả dối".
23. Yours faithfully
Với người Mỹ, cách kết thúc "Yours faithfully" nghe giống như một lời cầu hôn hoặc lời thề tôn giáo vậy. Tuy nhiên, đây lại là cách người Anh vẫn dùng trong những bức thư mở đầu là "Dear Sir/ Madam" nhưng cũng có người cho rằng khi sử dụng từ này khá "vô cảm".
24. Respectfully (Tôn kính)
Từ "Respectfully" ở kết thúc thư được xem là quá trang trọng, thích hợp dùng khi viết thư cho Tổng thống hay Nữ hoàng... Nếu gửi email cho quan chức chính phủ, bạn có thể dùng "respectfully yours" cũng được.
25. Regards (Trân trọng)
"Regards" là cách kết thư trang trọng nhưng hơi ngắn. "Best regards" và "Thanks &Best regards" được dùng phổ biến hơn vì có vẻ như đã trang trọng thì viết nên dài một chút. Tuy nhiên, bạn không nên viết tắt thành "Rgds", bởi nó khiến người đọc nghĩ rằng bạn quá bận, không viết nổi một từ kết thư cho nghiêm chỉnh.
26. Take care (Bảo trọng)
Hai từ "Take care" thể hiện sự quan tâm về sức khỏe và sự bình an. Nếu hai bên đã thân thiết hoặc biết rõ tình trạng của nhau thì không sao, còn không thì khi dùng nó có thể gây cho người nhận cảm giác bất an như thể "anh đã biết tôi đang gặp nguy hiểm?".
27. Looking forward to hearing from you
Nếu bạn đang nhờ cậy người khác mà kết thư "Looking forward to hearing from you" sẽ tạo áp lực cho người đó. Đồng thời, câu kết này cũng đưa người viết vào thế bị động bởi phải chờ đợi động thái của đối phương.
28. VB
VB là từ được viết tắt của hai từ "very best". Khi dùng hai từ này thể hiện sự giản dị và thân thiện.
29. As ever (Như mọi khi)
Đây là một trong những cách kết thúc thư yêu thích của nhiều người dành cho các địa chỉ lặp đi lặp lại nhiều lần. Rằng: "Bất kể bạn là gì, bạn vẫn là như thế và không có gì thay đổi".
Chúc các bạn vui vẻ!
Nguồn: Quantrimang