Kiến thức cơ bản về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp ...

Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Chứng từ kế toán

Khái niệm chứng từ kế toán

Theo tiếng Latin,chứng từ là Documentum, có nghĩa là bằng cớ, chứng minh, điều này cho chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng bản thân tên gọi của chứng từ đã nói lên bản chất của nó. Về khái niệm chứng từ kế toán, nhiều tác giả khác nhau đã tiếp cận trên những góc độ và phương diện khác nhau.

Trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ chứng minh các quan hệ pháp lý của các sự kiện

Trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong thời gian và không gian. Nó là công cụ vật chất được sử dụng trong quá trình giao tiếp mà trong đó con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể hiện và mã hóa thông tin cố định theo một hình thức hợp lý.

Tác dụng của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là thông tin ban đầu về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động kinh tế, tài chính hàng ngày của lãnh đạo đơn vị. Lập chứng từ kế toán là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ.

Nhờ có chứng từ kế toán mà giám đốc chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước, trong và sau quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đó nắm bắt được sự biến động về tài sản, nguồn vốn kinh doanh trong đơn vị

Việc lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.

Tính pháp lý của chứng từ kế toán

Tính pháp lý của chứng từ thể hiện:

- Tính hợp lý: Thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh trong chứng từ kế toán không vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính sách Nhà nước đã ban hành.

- Tính hợp lý: Thể hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị và mang lại lợi ích cho đơn vị.

- Tính hợp lệ: Thể hiện chứng từ kế toán được ghi chép rõ ràng, đầy đủ các yếu tố của chứng từ và có đủ chữ kỹ của người chịu trách nhiệm giám sát nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.

Phân loại chứng từ kế toán

Xuất phát từ tài sản của đơn vị gồm nhiều loại nên nội dung kinh tế của chứng từ cũng có nhiều loại khác nhau. Để hiểu rõ mỗi loại chứng tư có các cách phân loại sau:

a. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ.

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài

- Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong trong đơn vị lập chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị

- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến.

b. Phân loại theo mức độ phản ánh trên chứng từ (theo trình tự)

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành:

- Chứng từ gốc: là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế.

- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ này có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ

c. Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành:

- Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.

- Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể.

d. Phân loại theo hình thức biểu hiện

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành:

- Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện qua dạng dữ liệu điện tử.

- Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính.

e. Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành các loại khác nhau:

- Chứng từ lao động và tiền lương

- Chứng từ kế toán về hàng tồn kho

- Chứng từ về tài sản cố định

- Chứng từ bán hàng

- Chứng từ tiền mặt

Trình tự xử lý chứng từ kế toán:

- Kiểm tra chứng từ kế toán

- Hoàn chỉnh chứng từ

- Tổ chức luân chuyển chứng từ

- Bảo quản chứng từ

Nguồn: Greensoft.com